Zeitmanagement eines Fach- und Urkundenübersetzers: Quantifizierung

ZeitAuf die Frage der Blogparade von Blatternet.de „welches ist Ihr wichtigster Zeitmanagement Tipp“ ist, fiel mir spontan „Quantifizierung“ ein. Aber warum ausgerechnet Quantifizierung?

Zuerst einmal: Ich liebe Zahlen! Sie sind absolut, vergleichbar und eindeutig. Meine Liebe zu Zahlen ist vermutlich unter Übersetzern eher eine Seltenheit, da die meisten wohl vor allzu vielen Zahlen zurückschrecken. Mir dagegen helfen Zahlen meine Arbeit einzuschätzen und meinen Tag zu strukturieren.

Arbeitszeit einschätzen: Beispiel IT-Fachübersetzung
Aufgrund meiner bisherigen Erfahrungen kann ich durch die Anzahl der Wörter im Ausgangstext einschätzen, wie lange ich beispielsweise für eine IT-Fachübersetzung benötigen werde. Denn die reine Arbeitszeit setzt sich grob aus fünf Parametern zusammen: Komplexität des Textes, Lese-, Übersetzungs-, Recherche- und Überarbeitungszeit. Die vier zeitbezogenen Parameter sind direkt und indirekt von der Textlänge abhängig. Die IT-Fachübersetzung eines Blogeintrages mit ca. 300 Wörtern lässt sich natürlich schneller durchlesen, übersetzen und überarbeiten als ein Softwarehandbuch mit 10.000 Wörtern.
Die Recherchezeit hingegen ist indirekt durch die Textlänge definiert. Die Chance, dass ich während der Übersetzung eines kurzen Textes auf ein unbekanntes Konzept oder unbekannte Begriffe stoße, ist logischerweise deutlich geringer als bei einem Langen. Einzig die Dauer der Recherche ist schwer zu berechnen, hier hilft letztendlich nur Erfahrung. Einige meiner Kunden sind in Ihrer Branche unter den Marktführern. Für mich als Fachübersetzerin heißt das: Immer wieder neue Begriffe, Konzepte, Lösungen und Technologien, zu denen Erklärungen und Übersetzungen (noch) nicht oder nur schwer zu finden sind. So kann es schon mal vorkommen, dass ein Begriff oder ein Konzept deutlich mehr Recherchezeit benötigt als die vollständige Übersetzung des Textes. Aber gute Recherche ist essentiell für eine hochwertige Übersetzung.

Durchschnittswerte sind elementar
Zu Beginn meiner Selbstständigkeit habe ich mich für meine Übersetzungen an veröffentlichen Erfahrungswerten Anderer orientiert. Jetzt, nach knapp vier Jahren, habe ich meine eigenen Erfahrungswerte. Für alle anderen Aufgaben erarbeite ich mir Durchschnittswerte und definiere die Parameter, welche die Arbeitszeit beeinflussen. Über diese Parameter kann ich bestimmen ob oder wie stark die voraussichtlich Arbeitszeit nach oben oder unten von meinem Durchschnittswert abweichen wird. Die anfallenden Aufgaben sind somit leicht strukturierbar und können nach Priorität und/oder persönlichen Arbeitsrhythmus in den Tagesablauf integriert werden.

Datenerhebung
Diese Methode erfordert etwas Disziplin bei der Datenerhebung. Herzstück hierfür ist eine Exceltabelle in die ich alle benötigten Arbeitszeiten für alle Aufgaben eintrage. So kann ich nicht nur neue Durchschnittswerte errechnen oder bestehende aktualisieren, sondern behalte den Überblick darüber was ich bereits erledigt habe. Positiver Nebeneffekt an unproduktiven Tagen: Man erwischt sich selbst beim trödeln.

Fazit
Die Grundlage für dieses System mag auf den ersten Blick vielleicht etwas aufwendig erscheinen, aber hat man sich erst mal an die Protokollierung der Zeit gewöhnt, geht es blitzschnell. Für jede Aufgabe die eingeschätzt wird, benötigt man für die erste Berechnung und die späteren Updates etwas Zeit. Die Werte und Parameter, die man für die Zeitplanung benötigt hat, man nach kurzer Zeit im Kopf und auch die Zeitplanung geht so sehr schnell. Für mich ist es die ideale Methode. So kann ich beispielweise meinen Kunden innerhalb kurzer Zeit sagen, bis wann ich eine Übersetzung frühestens liefern kann, oder ob der gewünschte Liefertermin zeitlich durchführbar ist.

6 Gedanken zu “Zeitmanagement eines Fach- und Urkundenübersetzers: Quantifizierung

  1. Manuela Seubert

    Hallo Frau Buchner,

    auch mir hilft die Zeiterfassung immens. Es zeigt, wie lange man für welche Kundentätigkeit benötigt, wann man abschweift und – bei disziplinierter Datenerfassung -unterstützt es bei der Erstellung von neuen Angeboten. So überlegt man nicht lang “Wie war das noch beim letzten Mal?” oder zweifelt an der Höhe der benötigten Stunden, man kalkuliert sie und Schluss!
    Ihr Beitrag hat mich dazu angeregt, nicht nur die Auftragsstunden zu erfassen, sondern auch den “Overhead”, sprich meine Unternehmertätigkeiten … da könnte noch Zeitpotential enthalten sein ;-) .

    Herzliche Grüße in meine alte Heimat, die nun Ihre neue ist.

    Manuela Seubert

    Antworten
    1. Susanne Buchner Artikelautor

      Hallo Frau Seubert,

      vielen Dank für Ihren Kommentar und es freut mich, dass Sie mein Beitrag zu einer Erweiterung Ihrer Zeiterfassung angeregt hat.
      Manchmal ist es schon sehr ernüchternd wenn man am Ende eines vermeindlich produktiven Arbeitstages feststellt, wieviel Zeit dann doch in reiner Organisation verpufft ist. Eine Zeitlang habe ich aus Interesse auch Kurzpausen wie Kaffee/Tee kochen protokolliert – auch sehr erschreckend wie sich das aufsummiert. Aber wenn man den Zeitansatz kennt, lassen sich auch solche Pausen wunderbar in den Tagesplan integrieren.

      Herzliche Grüße aus dem Berchtesgadener Land.
      Susanne Buchner

      Antworten
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